优化办公室档案管理工作方法分析,此文是一篇档案管理论文范文,为你的毕业论文写作提供有价值的参考。
档案管理论文参考文献：
摘 要：办公室档案管理工作,作为一项重要管理工作,它不是独立存在的,而是和多个部门之间都有着比较重要的联系.因此,加强办公室档案管理工作的合理化利用,有利于提升单位整体的办公效率.本文主要就优化办公室档案管理工作的方法进行分析.
关键词：办公室；档案管理；方法
办公室档案管理工作是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分,涉及面广,信息量大.直接形成具有保存价值的各种文件、材料（包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等）,对单位其他工作的完善具有辅助性作用,有利于进一步提高单位工作效能,更好地服务于单位广大干部职工.因此,办公室档案管理工作具有十分重要的现实意义.
一、当下办公室档案管理工作的存在问题
(一)对管理工作认识缺乏
长期以来,我国对办公室档案管理工作的认识度不足,对于档案管理工作的有效性更是缺乏相关的认识.因此,我国档案管理存在管理混乱甚至缺失的现象.档案管理混乱甚至缺失,给单位审计核查、总结带来很多不便,因为档案管理不到位而带来巨大损失的事例层出不穷.很多管理档案的工作人员,工作观念存在着意识淡薄的问题,专业管理水平较差,甚至很多单位选择*人员为其进行档案管理工作,因*人员不具备专业管理能力,对档案的价值不明确,导致档案管理工作无法有效地进行下去.
(二)管理制度不健全
档案管理制度主要包括档案分类、保管期限、介质区分、收集机制、归整规范、查阅借阅规定等等,涵盖档案从新材料产生到生命周期结束的全过程.但是,部分单位的领导人员过于繁忙,对办公室管理工作也不重视,没有单独建立管理档案的资料室,没有相关的档案管理制度.因此,导致档案管理人员懈怠了其工作,进而影响其对档案的处理.
(三)办公室档案管理工作手段较为落后
第一,没有充分利用信息技术的优势,使得很多档案管理人员虽然耗费大量的精力,但是无法更好地提高办公室档案管理工作效率；第二,没有将信息技术应用到办公室档案管理工作中,很容易造成资料缺失,很多资料在整理过程中会出现错误,无法对资料进行快速备份和恢复,为办公室管理带来较大损失.
二、优化办公室档案管理工作的方法
(一)树立正确认识
办公室的档案管理十分重要,和办公室各项业务工作的开展具有直接的联系,其工作效率影响到整个单位工作的开展,对单位发展有着不可替代的价值和意义.对于因为个人失误而造成不良后果和影响的,责任人和直接领导都应该负有主要责任.而对于在工作中有着出众表现的,则应该给予相应的物质和精神激励.通过一系列措施,提升工作人员的责任意识和积极性,充分激发工作人员的潜能,保证办公室档案管理工作的全面顺利进行.
(二)建立完善的管理制度
科学、完善管理制度的制定,能够保证各项工作都有相应的标准和依据.因此需要在单位分管领导的牵头下,逐步制定出符合本单位实际特点的档案管理制度.并在该制度中体现出一定的指导性,让工作人员能够依照制度规定进行适当的处理.在档案的日常管理中,根据档案机密程度和时间的推移,对档案进行相应的升高和降低密级、解密处理等.并将一些失去保密意义的文件重新整理,做好记录.在此基础上,将责任落实到人,纳入个人绩效考核范围,逐渐形成科学、有序、具有责任意识的办公室档案管理工作新局面.
(三)加强管理工作人员培训
在实际操作中,可以根据各单位的实际情况灵活进行,培训内容则主要包含以下几个方面.首先是责任意识.通过培训,引导管理人员真正意识到办公室档案管理工作的重要性,积极开展好这项工作,对于单位整体的发展、单位工作效率的提升、单位重要档案的保护等都有着难以替代的价值和意义.只有思想上先重视起来,才能为行动打好基础.其次是管理技能.可以邀请当地档案部门的专业管理人员、高校图书馆或档案专业教师等,定期来单位对人员进行专业技能的培训,特别是一些当下应用最广泛的知识和技能,力争在专业人员的指导下尽快掌握.
(四)推进档案管理数字化进程
首先是制定办公室档案数字化建设工作计划,包含人、财、物等多个方面,并定期进行检查和监督,确保各项工作的开展落实到位.同时强化档案信息资源产生过程中的主体责任意识,按照谁生产、谁负责的原则,全面加快数字化建设.其次是建立双套归案制度.要将电子档案和纸质档案通过光盘、网上输入等方式,实现电子化归档,努力健全检索机制,提升档案的查准率和查全率.
(五)建立办公室档案服务反馈机制
对于办公室的档案反馈服务机制来说,它可以快速掌握多个方面的信息,进一步改进教学管理水平,提高档案的信息利用率.对于反馈信息来说,它包含信息系统的检索工具是否有效,档案的使用价值以及档案该以怎样的形式进行传播等等.对于信息的反馈来说,它有一定的针对性,同时也有一定的实用性,办公室档案人员可以按照反馈的信息加快转变服务方式,构建新的服务体系,进一步完善办公室档案管理机制,使每一份办公室档案都可以发挥其作用,推动办公室档案管理工作的可持续发展.借助反馈信息,优化办公室档案管理模式和手段,提高办公室档案利用率.
办公室档案管理工作对于单位其他工作的完善具有辅助性作用,所以加强管理人员的管理意识,完善管理制度,实现信息化管理等,在提高档案管理效率及单位工作效率 得非常重要,也逐渐成为了现代化档案管理的一个必然趋势.
参考文献：
[1]宋胜华.提高办公室档爨管理工作效率的策略探索[J].产业科技论坛,2015,14（20）：171-173.
[2]张韶华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技資讯,2015（13）：149.
结论：关于本文可作为相关专业档案管理论文写作研究的大学硕士与本科毕业论文人才交流中心档案管理论文开题报告范文和职称论文参考文献资料。
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